| Az esküvőszervezésről általában |
 |
|||
|
Az esküvőszervezés komplexebb és sokrétűbb feladat annál, mint megrendelni a szolgáltatásokat és felügyelni az esküvő menetét.
Magyarországon ez a szakma jelenleg van elterjedőben, ezt mi sem bizonyítja jobban, minthogy megalakult a Magyarországi Esküvőszervezők Szövetsége, az MESZSZ, mely egy szakmai felügyeletet biztosít. Mint minden szakmában, ami felfutóban van, így itt is megjelentek a kontárok, a hozzá nem értő, önjelölt esküvőszervezők. Egyre gyakrabban találkozunk olyanokkal, akik megszervezték akár saját esküvőjüket, akár valamelyik családtagjukét, ami olyan jól sikerült, hogy azonnal esküvőszervezőnek érzik magukat. Ez koránt sincs így, ez is egy külön szakma, számtalan praktikával, amit meg kell tanulni, hiszen minden esküvő más, mindig akadnak olyan helyzetek, amiket a rutin és hozzáértés segít megoldani. Sokan dolgozunk tehát azon, hogy azt az évek alatt kialakított képet, miszerint nem luxus szervezővel dolgoztatni fenntartsuk, és a szakmát amit kezdenek elfogadni ne engedjük, hogy a kontárok sárba döngöljék. A szakmában szerencsére egyre nagyobb az összetartás és az együttműködés.
Az esküvőszervezés árszabásáról néhány szóban: Mindenkinek magának kell eldöntenie, milyen árszabással dolgozik. Kétségtelenül a legszimpatikusabb az ügyfelek részére az a megoldás (magam is így dolgozom) amelyben számukra ez semmilyen plusz anyagi megterhelést nem jelent, a szervező a szolgáltatóktól kapja a jutalékot. Ennek előnye mindenképpen a megrendelői oldal felé van, így eljutnak hozzánk azok az érdeklődők, akik erre külön pénzt nem szánnának. Hátránya az, hogy miután az ajánlatkészítés is ingyenes, számtalan olyan érdeklődő van, akikkel elcsevegünk, telefonálunk egy csomót az ajánlatkészítés során, több órát dolgozunk az ajánlatukon, majd soha többet nem is hallunk róluk. Megoldás lehet erre a helyzetre ha a szervező az ajánlatkészítésért kér valamennyi pénzt, melyet megrendelés esetén a végösszegből levon. Ennek előnye amellett, hogy nem dolgozunk ingyen az is, hogy megrendelésre ösztönözzük az érdeklődőt, hátránya viszont, hogy sokan nem szeretnek előre fizetni valamiért ami lehet, hogy később használhatatlan lesz számukra. (Kiindulva a kontárokból innentől osztogathatnának egy sztenderd ajánlatot amivel a megrendelő nem ér semmit). Harmadik megoldásként: ismerek olyan céget, aki órabért kér a szervezésért, előre meghatározza hány munkaóráját veszi majd el a munka, és annak megfelelően fix áron vállalja a szervezést, ebben az esetben ő nem kér jutalékot a szolgáltatóktól. (?)
Megrendelők visszajelzései Az internet térhódításával megszűnt az a szolgáltatói hozzáállás, miszerint az esküvőkön nem kell annyira teljesíteni mint pl. egy céges rendezvényen, hiszen ez a megrendelő jó esetben innentől megszűnik potenciális megrendelőnek lenni. Tegyük hozzá a jobb üzleti érzékkel megáldott szolgáltatók már régóta tudják, nincs jobb reklám az elégedett megrendelőnél, viszont ha valakik alulmúlta önmagát túl sok félnivalója nem volt, maximum abból a családból nem rendeltek többet. Mára az internetes esküvői fórumok térhódításával ez a helyzet megváltozott, hiszen az esküvőjük után a menyasszonyok egy része beszámolót készít, melyben pontosan leírja azt is, ha csalódott valamiben. Ez megmarad az utókornak, nem csak most olvassa több száz potenciális megrendelő, hanem évről-évre az új menyasszonyok is okulásképpen visszaolvassák ezeket a topicokat. Így ma már egyre többen figyelnek a munkájukra még inkább, hiszen sosem tudhatják, ki az, aki meg fogja írni tapasztalatait az esküvője után. Természetesen fordítva is működik ez, ha valakiről jót írnak sokan, ez évek múlva is meghálálja magát, és hosszú távon ez lesz a lehető legjobb reklám. Erre tehát minden szolgáltatónak, így az esküvőszervezőnek is érdemes odafigyelnie. (Később szó lesz az alvállalkozói kör kialakításáról, itt is érdemes figyelembe venni a menyasszonyok visszajelzéseit).
Az alábbiakban az esküvőszervező munkájának legfontosabb mozzanatait válogattam össze.
Első lépésként fontos, hogy mielőtt az esküvőszervezéssel bárki elkezdene foglalkozni legyen egy kialakult alvállalkozói köre minden szolgáltatói területre! A munkánk nagyban hasonlítható egy ügynökéhez, hiszen jutalék fejében értékesítünk szolgáltatásokat. A szakmai hírünket az fogja megalapozni, hogy milyen alvállalkozókkal dolgozunk együtt, hiszen ha egy pár aki velünk szervezteti meg esküvőjét nem elégedett bizonyos szolgáltatókkal, legyen szó dekorosról, zenekarról vagy videóról, úgy az esküvőszervező lesz az akit nem ajánl majd tovább, őt fogja okolni – joggal – a csalódásért. Az alvállalkozók kiválasztását a képzésen tartott előadások nagyban megkönnyítik, minden szakma képviselője elmondja, milyen szempontokat kell figyelembe venni ahhoz, hogy kiszűrhetőek legyenek a kontárok, amik minden területen megtalálhatóak. Általánosságban elmondható, hogy mindig gyanús a túl kedvező ár, és az, ha valamelyik szolgáltató vagy akár helyszín április-május hónapban még tele van szabad időpontokkal. Az alvállalkozói kör kialakításánál a következőkre kell törekedni: Olyan szolgáltatásoknál ahol az adott szolgáltató egy napra csak egy megbízást tud elvállalni mindig a lehető legtöbb alvállalkozó legyen „raktáron”. Fontos, hogy a mennyiség ne menjen a minőség rovására, de mindig tudjunk több szolgáltatót ajánlani, legyen választási lehetősége a megrendelőnek. Ilyenek a fotós, a videós, a zenekar, a vőfély, a helyszínek. Amennyiben megoldható, praktikus olyan szolgáltatókat találni, akik tudnak „osztódni”, ilyen pl. a fotós, ha vannak 5-en 6-an, és ugyanazt a minőséget produkálják. Meghívó esetében szintén érdemes több céggel is együttműködni, hiszen ahány cég annyiféle ízlésvilág, és ahány megrendelő annyiféle igény. Cukrászdánál, virág és léggömbdekorációnál én a hűséges megrendelők közé tartozom, a kipróbált és bevált 1-1 szolgáltatómat ajánlom mindenhova, hiszen ők képesek egy napra szinte akárhány esküvőt elvállalni. Miután megvan azon cégek listája akikkel szeretnénk együtt dolgozni a következő lépés a referenciamunkák begyűjtése. A kapcsolatfelvételkor meg kell állapodni az anyagiakban a szolgáltatóval. Három verzió lehetséges abban az esetben, ha az esküvőszervező NEM a pártól kér pénzt a szervezésért: A legjobb és legtisztább megoldás ha a szolgáltató a piaci árából ad jutalékot a szervezőnek. Ebben az esetben amennyiben a pár visszaellenőrzi az ajánlatot, akkor ugyanazokkal az árakkal találkozik közvetlen megkeresés esetén is. Második megoldás abban az esetben, ha a szolgáltató nem hajlandó a piaci ára alá menni az, ha kérünk tőle egy írásos ajánlatot a jutalékkal megemelt árról, melybe akár bele is írhatja, hogy a megjelölt ár tartalmazza a szervező jutalékát is. Ez abban az esetben jó, ha pl. a pár visszaellenőrzi az ajánlatot, és megkérdőjelezi azt. Ebben az esetben ki tudjuk tenni elé az ajánlatunkat, és meg tudjuk mutatni, hogy mi nem tettünk arra külön pénzt. Ez a verzió még mindig kizárja azokat a szolgáltatókat (vannak ilyenek) akik erre sem hajlandóak, kizárólag az egyébként meghirdetett áraikra küldenek ajánlatot. Ugyanígy kizár mindkét megoldás olyan helyszíneket, akik pl. a weboldalukon hirdetik a saját áraikat, tehát azok teljesen publikusan elérhetőek, abból jutalékot nem adnak. Ebben az esetben marad a harmadik megoldás, ezt mindenki maga döntse el, hogy alkalmazza-e vagy sem. Ilyen esetben önkényesen rá lehet tenni az árra vagy bejön vagy nem alapon. Jómagam ezt a módszert soha nem alkalmazom, mert nagyon könnyű lebukni vele, és egy ezzel kapcsolatos beírás pl az internetre egy szakmai karrier végét is jelentheti. Miután tisztáztuk a piszkos anyagiakat, minden alvállalkozótól kérjünk referencia anyagot: fotós esetében albumot, videósnál DVD-t, zenekaroknál demo CD-t, vőfélynél ha megoldható referencia filmet, helyszíneknél menüajánlatot árakkal, leírást a helyről, meghívósoknál meghívó albumot, cukinál pedig torta katalógust. Egy induló esküvőszervező vállalkozás alvállalkozói köre kb. a következőkből álljon: 5 fotós (5 album) 5 videós (5 DVD) 20 zenekar (különböző létszám, stílus) 40-50 helyszín ajánlata (különböző férőhely, stílus, ár) 3 meghívós album 1 fotóalbum a virágos munkáival 1 fotóalbum a lufis képeivel 1 torta katalógus Minimum 3 vőfély és 3 ceremóniamester elérhetősége (vagy egy vőfély közvetítő kapcsolat)
Egyeztetés az Ifjú Párral
Javaslatom, hogy minden esetben (hacsak nem külföldi a megrendelő) ajánlatot kizárólag személyes találkozó után készíts! Az első találkozón a legfontosabb, hogy mint esküvőszervező hiteles legyél az ifjú pár számára. Készülj fel, hogy bármilyen kérdést kaphatsz hirtelen, és mindenre tudnod kell válaszolni, mert ha nem sikerül, akkor könnyen lehet, hogy meginog a bizalmuk benned. Az esküvőszervező és a pár kapcsolata egy speciális dolog, mire eljutunk a nagy napig általában nagyon közvetlen viszony alakul ki, ismerem a családot, a megismerkedés történetét, stb. A készülődés során, ami kb 6 hónap gyakran beszélünk, helyszínt bejárunk. Egy jó esküvőszervező a megrendelői részére a nap 24 órájában elérhető, bármilyen kérdéssel fordulhatnak hozzá a megrendelők még akkor is, ha az nem kapcsolódik ahhoz a szolgáltatáshoz, amit tőle rendelnek meg. Fentiekből talán kitűnik, hogy ez egy bizalmi szerep, és ha ez az összhang nyomaiban sem érződik az első beszélgetésen, akkor tudni kell nemet mondani! Soha nem szabad ránézésre ítélni a párról! Az első találkozó rendkívül fontos! Itt ismered meg a párt, itt kell bizalmat ébresztened bennük, feltérképezni azt nagyon pontosan, hogy mire van szükségük, milyen stílusú esküvőt szeretnének, ha megoldható megtudni a tervezett büdzsét (ezt sokszor nehéz, mert ha pontosan rákérdezel megijedhetnek, hogy nem fogsz spórolni nekik). Praktikus ilyenkor önmagadnak előre elkészíteni egy kérdőívet, ahová felsorolod az összes szolgáltatást ami rendelhető tőled, és egyenként végigkérdezni, mit szerepeltess az ajánlatban, és kb miben gondolkodnak. Itt kell megtudni mikorra tervezik az esküvőt, milyen stílusban (hagyományos, modern) milyen helyszínt szeretnének, milyen zenekart, stb. Miközben a kérdéseket felteszed, magyarázni is kell, hiszen ők nem csak ajánlatért hanem tanácsokért jönnek hozzád. Helyszín: milyen stílusú legyen (modern vagy hagyományosabb, lovas, stb. Milyen legyen a vacsora? Svédasztal tálszerviz tányérszerviz? (ezek előnyei hátrányai) Italfogyasztással kapcsolatos javaslatok: italcsomag lehetőség esetén. Zenekar: hány személyes? Milyen stílusban játsszanak? (mulatós, sláger vagy ezek vegyesen) Dekoráció: virág vagy lufi? Esetleg ezek vegyesen? Ilyenkor lehet egyeztetni találkozót ha a helyszín már megvan a dekorossal. Meghívó: albumok, illetve meghívó szövegtípusokat és idézeteket mélben. Torta: szintén album, elmondani az ízeket, a szintek méreteit, megkérdezni mennyire szokás a családban tortát adni ajándékba, mert ha igen, akkor érdemes kevesebbet rendelni. Fodrász-smink: jómagam olyan fodrászokkal és sminkesekkel dolgozom, akik a helyszínen készítik el a frizurát és a sminket, emiatt nem kell a menyasszonynak az esküvője napján délelőtt szaladgálni. Ezt ilyenkor mindig elmondom és vázolom ennek előnyeit is. Fotó: albumok Videó: ilyenkor elmondom, hogy több videóst is fogok szerepeltetni az ajánlatban, mindhez tudnak kapni DVD-t, és a munka és ár megtekintése után tudnak majd dönteni. Rákérdezek szeretnének-e tűzijátékot, köszönetajándékot, járművet, tehát az apróbb dolgokról is ejtünk pár szót. Ezek alapján összeáll a kép, mit is szeretne nagyvonalakban a megrendelő. Rendkívül fontos, hogy jól tudjuk feltérképezni, mert a benyomásaink alapján fogjuk elkészíteni az ajánlatot, és ha stílusában nagyon mellélövünk, akkor soha többet nem látjuk a párt. Csúnya dolog, de ilyenkor mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy feltérképezzük az anyagi kereteiket is, de erre a közhiedelemmel ellentétben nem azért van szükség, hogy a lehető legtöbb pénzt sikerüljön kipumpálni belőlük, hanem pont fordítva, azért kell, hogy ne ajánljunk ki egy 3 millió Ft összköltségű esküvőt valakinek, akinek erre a max kerete 1 millió Ft. És most jön a talán legnehezebb feladat: törekedni kell rá, hogy az első beszélgetés ne tartson tovább fél óránál! Ennek az oka nagyon egyszerű: csúcsszezonban nem ritka eset, hogy naponta 5-6 pár kér tőlünk ajánlatot, és az ajánlatkérő beszélgetések mellett időt kell hagyni arra is, hogy elkészítsük ezeket. Úgy kell irányítani tehát a beszélgetést célratörően, hogy annak kb. 30 percen belül vége legyen. Az ajánlat elkészítését én rendszerint maximum 3 napon belülre ígérem, ez az az időintervallum, amin belül biztos, hogy meg lehet csinálni, és így a pár sem zökken ki a lendületből amit ezzel a beszélgetéstől kap. Amennyiben helyszínt is keresünk úgy szoktam megállapodni, hogy mail-ben átküldöm az ajánlatot, nézzék át az ajánlott helyszíneket, menjünk ki személyesen és nézzük meg a nekik tetszőket, és ennél a találkozásnál adom át a zenekarok és videósok demoit. Ha helyszínt nem keresünk, akkor megkérem őket, hogy személyesen jöjjenek be az ajánlatért, amikor megkapják hozzá a kiegészítő anyagokat is.
Ajánlatok bekérése A beszélgetés alapján tehát kialakult benned egy kép arról, hogy mely szolgáltatókat ajánlanád az adott párnak, kik lennének a legmegfelelőbbek az ő esküvőjükre. A helyszínek tekintetében ilyenkor szokott bővülni az alvállalkozói lista, mert lehetnek olyan igények, melyekhez új helyszínek begyűjtése szükséges. A következő feladat, hogy az alkalmasnak ítélt alvállalkozókat végighívd telefonon, megkérdezve kinek szabad még az időpont. Főleg a helyszíneknél ez napról napra változik, ilyenkor kétféle hozzáállás tapasztalható az ő részükről: az egyik, hogy adnak egy opciós határidőt, ameddig fenntartják neked a rendelést, a másik, és elterjedtebb, hogy aki előbb leteszi a foglalót, azé a hely. Én mindig úgy készítem el az ajánlatot, hogy felhívom erre a pár figyelmét, ez az én munkámat is segíti, hiszen gyorsabban sikerül döntést hozniuk. Az ajánlatnál mindig próbálj figyelni arra, hogy legyen választási lehetősége a párnak: én mindig törekszem arra, hogy tudjak 5 helyszínt ajánlani, 2 fotóst és 2 videóst. Vőfélyt vagy ceremóniamestert első körben mindig egyet ajánlok, azt, aki véleményem szerint a legjobban illik az adott esküvőre, de meghagyom a lehetőségét annak, hogy amennyiben nem szimpatikus természetesen bemutatok mást is.
Amikor összeállt az ajánlat (a jegyzetek között található egy példa) azt elküldöm az ifjú párnak.
A helyszín bejárásánál ugyanúgy mint az első beszélgetés során a megrendelőnek azt kell éreznie, hogy az ő pénztárcájukat kíméled, nekik, helyettük alkudozol. A helyszínen rá kell kérdezni a gyerekkedvezményre, a személyzet vacsoráztatására, arra, hogy az itallal kapcsolatban milyen kedvezményeket lehet elérni. Emellett Te vagy az, akinek ki kell emelnie a helyszín előnyeit, hiszen itt már te vagy aki hiteles a megrendelő számára, mintegy „cinkosokká” váltok a helyszínnel szemben, és egy profi helyszín ebben erősít.
A helyszín kiválasztása után kell leszerződni az ifjú párral, hogy Te is mielőbb lefoglalhasd azt.
Ezekben az esetekben az ifjú pár mindig veled szerződik, és Te szerződsz tovább az alvállalkozókkal. Ennek egyik oka az, hogy a Te megrendeléseid úgy lesznek megfogalmazva, amivel kivédhetsz minden váratlan helyzetet, amire a pár esetleg nem is gondolna, másrészt így Te leszel a megrendelő, ergo az alvállalkozó főnöke a rendezvényen, tehát a Te instrukcióidat kell majd követnie.
A szerződés elengedhetetlen részének kell lennie annak, mi történik visszamondás esetén. Amennyiben a pár az esküvő előtt visszamondja a megrendelést, úgy Neked bánatpénz jár, és fordítva, ha Te mondod vissza bármelyik megrendelt szolgáltatást, úgy bánatpénz megfizetésére vagy kötelezhető. Megrendeléskor minden esetben előleget kell kérni a pártól, mely általában esküvőszervezőtől függően 20-50 % között mozog. Az összköltségvetés 10 %-át praktikus meghagyni az esküvő utáni hétre utólagos elszámolással, hiszen maradhatnak előre nem látható költségek, mint italfogyasztás, záróra-hosszabbítási díj, stb. A többi pénzt én az esküvő előtti héten szoktam elkérni, és ugyanilyen ütemezésben fizetem tovább a saját alvállalkozóimat.
A szerződés megkötése után készülnek el a megrendelések a szolgáltatók felé. Mind fizetési feltételekben mint bánatpénz tekintetében ugyanazokkal a feltételekkel, mint amik az alap szerződésben is szerepelnek. Emellett bele kell írni mindent, amiben megállapodtatok, hogy később számon kérhető legyen a szolgáltatón. |
Kezdőlap Az esküvőszervezésről általában Budapesti Anyakönyvi Hivatalok és Házasságkötő-termek A Családjogi Törvény, és magyarázatai |
|||